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FAQ d'Activlog
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  • Qu‘est-ce que la GED (GEIDE) ?
La GED (Gestion Electronique de Documents), ou GEIDE (Gestion Electronique de l‘Information et des Documents) désigne les processus informatiques permettant de gérer des informations et des documents au sein d‘une organisation. On parle également de logiciel de gestion documentaire, en anglais, Document Management System (DMS).

  • Pourquoi utiliser un logiciel de GED ?
La mise en place d‘un logiciel de GED permet principalement de réduire les coûts de fonctionnement. Ces gains sont effectués en réduisant le nombre d‘impressions et de copies, ainsi que le temps passé à créer, publier ou transmettre les documents. En facilitant la circulation et le traitement des documents on obtient une meilleure maîtrise des flux et on améliore la traçabilité.

  • Quel est le retour sur investissement (ROI) ?
Les économies réalisées dans l‘exploitation permettent d‘amortir rapidement les investissements effectués.

  • Qu‘est-ce que le cycle de vie d‘un document ?
En général, on distingue les étapes suivantes : élaboration du document, validation, utilisation et enfin archivage. La date de fin de conservation est également importante puisqu‘elle peut être liée à des contraintes légales.

  • Est-il possible d‘accéder aux documents stockés dans la GED depuis un PC, un Mac, un iPhone ou un iPad ?
Oui, les logiciels clients ELO fonctionnent sur ces plateformes, voir notre logiciel 'ELO pour Smartphone' pour la prise en charge des ’smart phones’ et tablettes.

  • Puis-je stocker tous types de documents, par exemple des fichiers audio ou vidéo ?
Oui, la nature des documents est transparente pour le logiciel ELO.

  • Je dois stocker de très gros fichiers, est-ce que cela va faire grandir ma base de données ?
Non, ELO n‘enregistre dans la base que les métadonnées, les fichiers eux-mêmes sont stockés sur disque (local ou SAN). Ceci permet d‘utiliser la base de données gratuite Microsoft SQL Server Express dans la plupart des cas.

  • Dois-je quitter mes applications pour enregistrer mes documents dans la GED ?
Non, si vous êtes dans une application Microsoft Office, les macros fournies par ELO vous permettent d‘envoyer vos documents directement dans l‘archive.

  • Puis-je enregistrer mes emails dans la GED ?
Oui, ELO fournit une palette de solution pour vous permettre de le faire au cas par cas ou de manière automatique, voir notre logiciel ELO-XC pour Microsoft Exchange ou ELO for Lotus Notes.


  • Est-ce que je peux retrouver des documents dans la GED d‘après leur contenu, même si ce sont des images provenant d‘un scanner ?
Oui, la Reconnaissance Optique de Caractêres (ROC ou OCR en anglais), fournie dans ELO permet de stocker une version "texte" des documents numérisés. La recherche plein texte permet ensuite de retrouver les documents en fournissant les mots recherchés.


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